Datenschutzerklärung Bär-Gerber Immobilien AG
bgi bär-gerber immobilien ag
mit Sitz in 8302 Kloten, Bramenring 1
Geschäftsleitung: Andrea Bär und Ronald Bär
Telefon +41 44 804 87 87
E-Mail: immobilien@baer-gerber.ch
1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
1.1 Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit Bär-Gerber Immobilien AG (im Folgenden «wir» und/oder «uns» genannt) werden in der Regel auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten anzusehen (insb. Cookies, vgl. nachfolgend).
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.
1.2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5-9 DSG («Begriffe und Grundsätze»). Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz (https://www.svit.ch/sites/default/files/2023-02/2023_SVIT_Branchenempfehlung_DSG_Vorgehensempfehlung_1.1_D) des SVIT Schweiz.
Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.
1.3 Bearbeitete Personendaten
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet (zBsp. Betreibungsauszüge, Bonitätsauskünfte usw.).
1.4 Ihre Rechte
Jeder Person steht das Recht zu, gem. Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal 300 CHF).
Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie ihm bekannt gegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.
Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: immobilien@baer-gerber.ch
2. Verarbeitungsverfahren
2.1 Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.
Wir weisen betroffenen Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.
Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhobenwurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt.
Mietverträge und die damit im Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i.d.R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.
2.2 Vermarktungsprozess
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.
Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt.
Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarkungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
2.3 Beratungsprozess
Im Beratungsprozess fallen Personendaten an, soweit diese für den Prozess erforderlich sind. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Personendaten aus Beratungsmandaten werden 5 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
2.4 Verwalten von Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften
Bei der Verwaltung von Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften fallen Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern an. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung.
Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG (1. September 2023) aus bestehenden Verwaltungsverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet.
Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Betriebskosten) hinausaufbewahrt.
2.5 Zusammenarbeit mit Dritten
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen.
Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartnern findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. Wir informieren betroffene Personen über die Bekanntgabe.
2.6 Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten jedoch ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten.
2.7 Customer-Relationship-Management
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen.
Die Personendaten werden 5 Jahre über den letzten Kundenkontakt gespeichert und anschliessend gelöscht. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
2.8 E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 2 Jahren ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift oder wenn nicht eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung erforderlich macht.
2.9 Kontaktformular
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden nur für die Bearbeitung der Anfrage gespeichert und nur im Rahmen der Anfrage verwendet.
Die weitere Bearbeitung erfolgt via E-Mail, Telefon oder persönlichen Kontakt gemäss den in dieser Datenschutzerklärung festgehaltenen Angaben.
2.10 Veranstaltungen
Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nach 1 Jahr gelöscht, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift.
2.11 Versände via Briefpost und soziale Medien
Für adressierte Werbesendungen via Briefpost setzen wir Adressen verschiedener Anbieter ein, die wir gemäss Vertragsbedingungen jeweils einmalig verwenden.
Für Postings in sozialen Medien (Facebook, Instagram etc.) nutzen wir in der Regel die Kontaktdaten der jeweiligen Anbieter. Möglich ist auch die Verwendung unseres eigenen Adressstamms. In diesem Fall haben Empfängerinnen und Empfänger jederzeit die Möglichkeit, ihre Adressen berichtigen oder löschen zulassen.
2.12 Bonitätsauskünfte
Soweit für unsere Dienstleistung erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte von externen Anbietern in unsere Entscheide einfliessen (zBsp. für die Vermietung).
2.13 Automatisierte Einzelentscheide
Wir wenden in unserem Unternehmen automatisierte Einzelentscheidungen für den Vermietungsprozess an, die unter die Ausnahmeregelungen gem. DSG fallen. Das heisst konkret, dass alle automatisierten Einzelentscheidungen durch eine natürliche Person überprüft und gegebenenfalls geändert werden.
2.14 Datensicherungen
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.
2.15 Datenschutzmassnahmen
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes.
2.16 Webseiten
Die Webseite umfasst neben den Domains www.baer-gerber.ch auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.
2.17 Einsatz von Cookies
Cookies sind Daten, die von unserer Webseite über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseite zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.
Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.
Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden. Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf der Webseite über den betreffenden Hinweis anpassen.
2.18 Server-Logfiles
Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt.
Diese sind:
- IP-Adresse des Nutzers
- Name der abgerufenen Website bzw. Datei
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Meldung über erfolgreichen Abruf
- Browser-Typ und Version
- Betriebssystem des Nutzers
- Referrer -URL (die zuvor besuchte Seite)
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zum Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben und ausgewertet.
Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.
3. Anhang
3.1 Weitergabe an andere Parteien
Wir geben diese Daten nur zu folgenden Zwecken an Verarbeiter weiter:
Onebyte AG
VirtualTec Solutions AG
- Land: Schweiz
- Zweck: Hosting
- Datenschutzerklärung: https://www.virtualtec.ch/agb-datenschutz/
W&W Immo Informatik AG
- Land: Schweiz
- Zweck: Bewirtschaftungssoftware
- Auftragsverarbeitungsvertrag: https://www.wwimmo.ch/auftragsverarbeitungsvertrag/
- Datenschutzerklärung: https://www.wwimmo.ch/ueber-ww/legal/
4. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit ohne Vorankündigung angepasst werden. Es gilt jeweils die aktuelle auf unserer Webseite veröffentlichte Fassung. Bitte konsultieren Sie diese Erklärung regelmässig.
